ЗАПРОСЫ, СВОДНЫЕ ТАБЛИЦЫ И ОТЧЕТЫ В.MS ACCESS

 Запросы, сводные таблицы и отчеты В.MS Access

Запрос — объект базы данных, который используется для извлечения информации из одной или нескольких таблиц или для выполнения определенных действий с данными.

По способу формирования запросы можно разделить на два вида:

·       запросы по образцу, или QBE-запросы (Query By Example), при создании которых необходимо указать параметры запроса в окне конструктора, задавая образцы для поиска информации;

·       структурированные запросы, или SQL-запросы (Structured Query Language), для создания которых необходимо описать запрос с помощью языка запросов SQL.

По результатам действий и особенностям выполнения запросы можно разделить следующим образом:

·       запросы на выборку, используемые для того, чтобы ото брать и представить в удобном виде данные из одной или нескольких таблиц (или запросов);

·       параметрические запросы, которые позволяют задавать конкретные условия отбора непосредственно при выполнении запроса;

·       перекрестные запросы, которые позволяют провести группировку и вычисления, а также представить данные в компактном виде, близком к сводной таблице Microsoft Excel;

·       запросы на изменение, которые позволяют изменять таблицы базы данных: обновлять их, дополнять новыми записями, удалять некоторые записи. Они могут использоваться для создания новых реальных таблиц, которые,в отличие от обычных выборок, в дальнейшем существуют уже независимо от тех таблиц базы данных, которые были использованы для их построения.

Знак	Описание	Пример
*	Соответствует любому количеству знаков. Может использоваться в качестве первого или последнего знака текстовой строки	wh* — поиск слов what, white и why.
?	Соответствует любому текстовому знаку	B?ll — поиск слов Ball, Bell и Bill.
[ ]	Соответствует любому одному знаку из заключенных в скобки.	B[ae]ll — поиск слов Ball и Bell, но не Bill.
!	Соответствует любому одному знаку, кроме заключенных в скобки.	b[!ae]ll — поиск слов bill и bull, но не bell или ball.
-	Соответствует любому знаку из диапазона. Необходимо указывать этот диапазон по возрастанию (от A до Z, но не от Z до A).	b[a-c]d — поиск слов bad, bbd и bcd.

Таким образом, при создании запросов на выборку в режиме конструктора можно выделить следующие этапы:

• определение таблиц или запросов, на основе которых будет создаваться новый запрос;
• выбор полей;
• определение порядка сортировки записей динамической таблицы;
• определение полей, которые должны быть выведены в динамической таблице;
• определение условий выбора данных;
• сохранение запроса.

В Access таблица или запрос могут быть представлены не только в режиме конструктора и режиме таблицы, но и в режиме сводной таблицы и режиме сводной диаграммы. Для представления и управления данными в сводной таблице пользователь имеет возможность создавать и быстро модифицировать ее макет, выбирая и перетаскивая поля из раскрывающегося списка полей источника в рабочую область. Макет сводной таблицы позволяет отображать различные подмножества данных, рассчитывать и сравнивать итоговые значения для выбранных элементов данных. Режим сводной диаграммы предназначен для графического анализа данных таблицы.

Отчет состоит из информации, извлекаемой из таблиц или запросов, а также информации, хранящейся в дизайне отчета, такой как метки, заголовки и графика.